Tingkatkan efisiensi dan dorong produktivitas perusahaan bersama Phiraka Ecosystem.
Solusi HRIS Terintegrasi
Layanan digital end-to-end untuk membantu brand dan bisnis tumbuh lebih cepat melalui strategi, teknologi, dan eksekusi yang terintegrasi.
Temukan insight, cerita, dan peluang yang membantu bisnis serta kariermu berkembang. Karena setiap langkah besar dimulai dari pengetahuan yang tepat.
Semakin lama posisi kosong terisi, semakin besar potensi produktivitas perusahaan terganggu. Karena itu, HR perlu memantau berbagai metrik rekrutmen, salah satunya time to hire.
Time to hire adalah salah satu metrik rekrutmen yang digunakan untuk mengukur seberapa cepat perusahaan berhasil merekrut kandidat setelah mereka masuk ke proses seleksi.
Dalam proses rekrutmen modern, kecepatan menjadi faktor penting untuk memenangkan persaingan mendapatkan talenta terbaik. Oleh karena itu, HR perlu memantau berbagai indikator kinerja rekrutmen.
Ini membantu perusahaan mengukur seberapa cepat proses perekrutan berjalan dari sudut pandang kandidat. Dengan memahami metrik ini, HR dapat mengidentifikasi hambatan dalam proses seleksi dan meningkatkan pengalaman kandidat selama rekrutmen.
Time to hire adalah metrik yang digunakan untuk mengukur waktu yang dibutuhkan sejak kandidat masuk ke proses rekrutmen hingga kandidat menerima tawaran kerja (job offer).
Secara sederhana, metrik ini menunjukkan berapa lama perusahaan membutuhkan waktu untuk mengubah seorang pelamar menjadi karyawan baru.
Misalnya, seorang kandidat melamar posisi Staff HR pada tanggal 1 September. Setelah melalui serangkaian tahapan seleksi, kandidat menerima dan menyetujui penawaran kerja pada tanggal 15 September. Maka time to hire kandidat tersebut adalah 14 hari.
Metrik ini berbeda dengan time to fill yang mengukur keseluruhan durasi pengisian posisi sejak kebutuhan tenaga kerja muncul hingga posisi berhasil ditempati.
Bagi HR dan recruiter, ini menjadi indikator penting untuk menilai efektivitas proses seleksi dan daya saing perusahaan dalam mendapatkan talenta terbaik.
Banyak perusahaan fokus pada jumlah pelamar tanpa memperhatikan kecepatan proses rekrutmen. Padahal, proses yang terlalu panjang dapat berdampak pada berbagai aspek bisnis. Berikut beberapa alasan mengapa time to hire perlu dipantau secara berkala.
Kandidat berkualitas biasanya memiliki banyak pilihan pekerjaan. Jika proses seleksi memakan waktu terlalu lama, mereka dapat menerima tawaran dari perusahaan lain terlebih dahulu. Dengan time to hire yang lebih singkat, peluang mendapatkan kandidat terbaik menjadi lebih besar.
Semakin lama posisi kosong, semakin besar biaya yang harus dikeluarkan perusahaan. Biaya tersebut dapat berupa pemasangan lowongan kerja, penggunaan platform rekrutmen, biaya outsourcing, hingga penurunan produktivitas tim akibat kekurangan tenaga kerja.
Pengalaman kandidat selama proses seleksi sangat memengaruhi citra perusahaan. Proses rekrutmen yang cepat, transparan, dan terstruktur dapat meningkatkan employer branding sekaligus memberikan kesan profesional kepada pelamar.
Melalui data time to hire, HR dapat mengetahui tahapan mana yang paling banyak menyebabkan keterlambatan. Informasi ini dapat digunakan sebagai dasar evaluasi dan perbaikan proses rekrutmen.
Baca Juga: Applicant Tracking System (ATS): Apa Manfaatnya bagi Proses Rekrutmen Perusahaan?
Masih banyak HR yang menganggap time to hire dan time to fill sebagai metrik yang sama. Padahal keduanya memiliki fokus pengukuran yang berbeda.
Perbedaan ini dapat dilihat melalui contoh berikut: Perusahaan membutuhkan seorang Payroll Staff pada tanggal 1 Agustus.
Maka:
Time to Fill = 25 Agustus – 1 Agustus= 24 hari
Time to Hire = 25 Agustus – 10 Agustus= 15 hari
Dari contoh tersebut terlihat bahwa time to fill mencakup waktu sebelum kandidat masuk ke proses seleksi, sedangkan time to hire hanya menghitung perjalanan kandidat selama proses rekrutmen.
Perhitungannya relatif sederhana.
Atau:
Hasil perhitungan biasanya dinyatakan dalam satuan hari.
Agar lebih mudah dipahami, berikut ilustrasinya.
PT Maju Bersama membuka lowongan HR Generalist.
Tahapan rekrutmen berlangsung sebagai berikut:
Time to Hire = 18 September – 2 September= 16 hari
Artinya perusahaan membutuhkan waktu 16 hari untuk mengubah pelamar menjadi kandidat yang berhasil direkrut.
Baca Juga: 7 Tantangan Terbesar HR Sebelum Menggunakan HRIS
Tidak ada standar pasti mengenai angka ideal karena setiap industri memiliki karakteristik yang berbeda.
Namun secara umum:
Jika time to hire perusahaan jauh lebih tinggi dibanding rata-rata industri, HR perlu melakukan evaluasi terhadap proses seleksi yang berjalan.
Ada berbagai faktor yang dapat membuat proses perekrutan menjadi lebih cepat atau justru lebih lambat.
Semakin banyak kandidat yang memenuhi kualifikasi, semakin cepat proses seleksi dapat dilakukan. Sebaliknya, posisi dengan keahlian khusus biasanya membutuhkan waktu lebih lama untuk diisi.
Di beberapa perusahaan, keputusan rekrutmen harus melewati banyak tahapan persetujuan. Proses birokrasi yang panjang sering menjadi penyebab utama meningkatnya time to hire.
Keterbatasan waktu user atau hiring manager dapat menyebabkan jadwal wawancara tertunda. Akibatnya proses seleksi menjadi lebih lama.
Deskripsi pekerjaan yang kurang jelas dapat menarik banyak pelamar yang tidak sesuai kualifikasi. Hal ini membuat recruiter membutuhkan waktu lebih lama untuk melakukan penyaringan kandidat.
Perusahaan yang menggunakan Applicant Tracking System (ATS) umumnya memiliki proses seleksi yang lebih cepat dibanding perusahaan yang masih melakukan seluruh proses secara manual.
Beberapa perusahaan sering melakukan kesalahan ketika menghitung metrik ini. Misalnya, menggunakan tanggal lowongan dibuka sebagai titik awal perhitungan. Padahal hal tersebut termasuk dalam pengukuran time to fill, bukan time to hire.
Kesalahan lain adalah tidak mencatat tanggal setiap tahapan rekrutmen secara konsisten. Akibatnya data yang dihasilkan menjadi kurang akurat dan sulit digunakan untuk evaluasi. Oleh karena itu, HR perlu memiliki sistem pencatatan yang terstruktur agar pengukuran metrik rekrutmen dapat dilakukan secara konsisten.
Dengan memantau time to hire secara rutin, perusahaan dapat mengidentifikasi hambatan rekrutmen, mempercepat pengambilan keputusan, serta meningkatkan peluang mendapatkan talenta terbaik sebelum direkrut oleh kompetitor.
Bagi perusahaan yang sedang mengembangkan proses rekrutmen modern, pemantauan metrik seperti time to hire, time to fill, quality of hire, dan cost per hire dapat menjadi dasar penting untuk membangun strategi talent acquisition yang lebih efektif dan berbasis data.
Mengukur secara manual sering kali menyulitkan HR, terutama ketika perusahaan menangani banyak lowongan secara bersamaan. Data kandidat, jadwal interview, hingga status seleksi dapat tersebar di berbagai spreadsheet dan email.
Dengan sistem HRIS yang terintegrasi, perusahaan dapat memantau proses rekrutmen secara real-time, menyimpan database kandidat dalam talent pool, serta menghasilkan laporan metrik seperti time to hire secara lebih akurat.
Jadwalkan demo Phiro Neo untuk melihat bagaimana teknologi HRIS membantu proses rekrutmen menjadi lebih cepat, terukur, dan berbasis data.
HRIS modern tidak lagi hanya digunakan untuk mencatat data karyawan. Saat ini, perusahaan membutuhkan sistem yang mampu mengelola seluruh siklus SDM, mulai dari absensi, payroll, rekrutmen, hingga pemantauan aktivitas kerja dalam satu platform terintegrasi.
Audit SDM yang terstruktur, perusahaan dapat menemukan celah kepatuhan, meningkatkan efisiensi proses HR, dan memastikan strategi SDM selaras dengan tujuan bisnis.
Outsourcing menjadi salah satu strategi yang banyak digunakan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan fokus pada bisnis inti. Namun, praktik outsourcing tidak hanya soal menekan biaya. Perusahaan juga perlu memahami manfaat, risiko, serta ketentuan hukum yang mengaturnya agar pengelolaan tenaga kerja tetap sesuai regulasi.
Konsultasikan secara gratis bagaimana solusi Phiro membantu bisnis dan tim Anda berkembang lebih cepat.