Inilah 6 Tips Absensi Digital Karyawan WFH yang 100% Efektif

Sejak beberapa waktu terakhir, banyak perusahaan yang menerapkan Work From Home alias WFH kepada karyawannya. Alasannya adalah waktu yang jauh lebih fleksibel yang membuat karyawan lebih banyak mempunyai waktu luang tanpa khawatir meninggalkan pekerjaannya.

Meningkatkan popularitas WFH sejatinya tidak bisa dilepaskan dari munculnya pandemi COVID-19 pada tahun 2020 yang membuat banyak perusahaan melakukan efisiensi dan mencegah penularan yang tidak terkendali dengan merumahkan banyak karyawan yang sebenarnya masih memiliki potensi yang besar dan melarang kumpul dalam jumlah besar.

Dengan segala kelebihan yang ada dari WFH, bukan berarti pekerjaan tersebut tidak memiliki kelemahan. Salah satu yang menjadi permasalahan utama adalah masalah absensi karyawan yang jauh berbeda kalau dibandingkan dengan absensi karyawan WFO yang hanya tinggal melalui sidik jari saja.

Bagaimana caranya mengurus absensi karyawan WFH yang betul-betul efektif dan efisien? Yuk, Phiraha Squad kita simak penjelasannya di bawah ini!

Baca Juga : Tantangan Rekrutmen Online bagi HRD dan Solusi Mengatasinya

Tips Mengelola Absensi Digital Karyawan WFH

Mengelola absensi digital untuk karyawan WFH tidak sama dengan mengurus absensi karyawan WFO. Inilah tips cara mengelolanya dengan efisien yaitu:

1. Tentukan Jam Mulai Kerja

Menentukan jam kerja untuk karyawan WFH sama pentingnya dengan penerapan waktu mulai kerja di kantor biasa. Sesuai dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan Indonesia yang berlaku, waktu ideal untuk bekerja adalah 8 jam. Oleh sebab itu, tetapkan jam kerja sesuai dengan peraturan yang berlaku seperti layaknya kerja di kantor pada umumnya.

2. Tentukan Jam Istirahat

“All work and no play” bukan sistem yang tepat untuk diterapkan di dunia kerja yang ideal, termasuk ketika bekerja dari rumah sekalipun. Masih banyak yang berpikir kalau break atau istirahat adalah hal yang membuang-buang waktu, walaupun kenyataannya tidak demikian. Kenyataannya, karyawan butuh motivasi dan kemampuan yang cukup agar performanya bisa mencapai potensi maksimal. Oleh sebab itu, perusahaan wajib menentukan jam istirahat yang tepat sesuai dengan peraturan yang ada.

3. Tentukan Jam Aktif Bekerja

Tidak mungkin semua tugas bisa diselesaikan dalam waktu sehari. Apalagi kalau tugas yang diberikan cukup banyak, maka itu bisa memakan waktu yang jauh lebih lama lagi. Oleh sebab itu, perusahaan mengecek tugas apa yang perlu diprioritaskan sehingga kelebihan kerja dari jam kerja seharusnya bisa dihindari. Namun, kalau kondisi tidak memungkinkan, perusahaan bisa menetapkan kapan karyawan harus berhenti kerja dan melanjutkan tugas di hari berikutnya.

4. Apa Saja yang akan Dikerjakan dan Dicapai di Setiap Harinya

Apabila perusahaan ingin karyawan bisa mencapai performa yang produktif setiap harinya, maka diperlukan gambaran yang jelas tentang tugas apa saja yang harus dikerjakan dan dicapai. Tidak hanya berlaku untuk perusahaan, tetapi juga untuk karyawan yang mengemban posisi masing-masing. Dengan aktif memantau goals yang harus dipenuhi per hari serta evaluasi pencapaian yang ada, proses kegiatan bekerja tidak terhambat walaupun tidak bekerja dari kantor sekalipun.

5. Komitmen Lainnya di Luar Pekerjaan

Komitmen karyawan tidak hanya saat ada di dunia kerja, melainkan juga berlaku di luar dunia kerja. Oleh karena itu, perusahaan wajib memberlakukan mana kegiatan yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh karyawan selama menjalani WFH. Hal ini untuk mencegah ketidakfokusan yang menghambat produktivitas karyawan dan komunikasi dengan atasan di perusahaan.

6. Menetapkan Jam Kerja yang Fleksibel

Tidak semua karyawan memiliki kebutuhan yang seragam. Ada beberapa karyawan yang bisa saja baru bergabung karena banyak kesibukan yang harus dijalani. Oleh karena itu, perusahaan perlu menetapkan jam kerja yang fleksibel. Jam mulai bekerja itu tidak mesti harus berpatokan pada pukul 8 atau 9 pagi dan bisa menyesuaikan dengan ketersediaan karyawan yang bersangkutan. Namun, perlu diingat, jam kerja fleksibel harus diimbangi dengan peraturan yang dapat mempertahankan kedisiplinan dan produktivitas kerja. Jam kerja dalam satu hari harus mengikuti Undang-Undang Ketenagakerjaan, yaitu sekitar 8 jam.

Menerapkan strategi untuk pengisian absensi digital karyawan WFH memang jauh berbeda dengan absensi karyawan kantor. Sebab, absensi untuk karyawan kantoran lebih cenderung menggunakan sidik jari secara langsung untuk mendeteksi absensi seseorang.

Apalagi kalau tidak ada sistem yang memadai, maka pengisian absensi digital untuk karyawan WFH bisa berakhir berantakan dan tidak sesuai harapan perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan platform atau software yang cocok untuk membantu perusahaan menetapkan jam kerja WFH yang sesuai atau mengecek absensi karyawan yang menghadiri WFH dari awal sampai selesai.